De eerste activiteit bestaat uit het opstellen van referentiekaarten (wat moet iemand weten en kunnen), het invullen van een checklist (wat kan en weet iemand werkelijk) en het bepalen van acties om het gat tussen die twee weg te werken.
Meten is weten!
Zorgen voor precies de juiste competenties bij gebruikers begint bij drie essentiële vragen:
- Wat moet een gebruiker weten en kunnen (niveau van kennis en vaardigheden)?
- Wat is het huidige niveau van kennis en vaardigheden?
- Wat is nodig om de antwoorden van 1 en 2 hierboven op elkaar te laten aansluiten?
De eerste twee van deze vragen worden hieronder meetbaar gemaakt, waarna het antwoord op vraag 3 niet ingewikkeld meer is.
Bepalen vereist kennis- en vaardighedenniveau
Voor elke in de organisatie gedefinieerde rol moet zijn bepaald welke kennis en vaardigheden zijn vereist, en ten tweede op welk niveau deze kennis en vaardigheden zijn vereist. Een voorbeeld:
Op basis van de referentielijst wordt een checklist gecreëerd waarin wel de benodigde kennis en vaardigheden zijn opgesomd, maar niet het niveau. Deze checklist wordt hierna gebuikt om het werkelijk niveau van een gebruiker te bepalen. Een voorbeeld van een checklist is:
Meten huidig niveau en bepalen vervolgacties
Om het huidige kennis- en vaardighedenniveau vast te stellen vult de betreffende gebruiker de checklist in:
Deze lijst wordt na invulling vergeleken met de referentiekaart zodat duidelijk is waar de kennis en vaardigheden te wensen overlaten. Daarna worden de vervolgacties bepaald: klassikale trainingen, individuele hulp op maat, handleidingen of instructievideo’s doornemen… Duidelijk zal zijn dat dat per persoon anders kan uitpakken, maar uit het oogpunt van efficiency kan er toch voor worden gekozen om in wat grotere groepen kennis en vaardigheden bij te brengen.
Verdeling over de domeinen
Het gebruik van referentiekaarten en checklist en het uitzetten van acties is typisch iets van het domein Operation.
Referentiekaarten moeten uiteraard worden onderhouden. Wijzigingen in rollen en nieuwe rollen worden in domein Improvement afgehandeld. Referentiekaarten zijn gekoppeld aan rollen zodat voor aanpassing van de referentiekaarten een wijzigingsverzoek te worden ingediend. Dit verzoek wordt vervolgens in domein Improvement uitgevoerd.
Ook bruikbaar voor een rol als bijvoorbeeld “bezoeker”?
Referentiekaarten zijn zeker prima bruikbaar voor bijvoorbeeld de rol van ‘bezoeker’. In het geval van een website of app kan het interessant zijn om te bepalen welke kennis en vaardigheden een bezoeker moet hebben om de website of app goed te kunnen gebruiken. Dit kan ook verduidelijken waarom veel bijvoorbeeld bezoekers afhaken tijdens een bestelproces; er is wellicht te veel gevergd van de kennis en vaardigheden van de bezoeker.
———————————————————
Bovenstaande beschrijving is een mogelijke praktijkuitwerking van een onderdeel van BiSL Next. Is het voor jouw organisatie bruikbaar dan is overname geen enkel probleem en er zijn geen kosten aan verbonden.