Hierna volgen enige laatste opmerkingen betreffende het thema educatie.

1.  Vormen van kennisoverdracht

Iedereen heeft een eigen leerstijl en daarom is het verstandig diverse manieren van kennisoverdracht aan te bieden. Voor mensen die graag in hun eigen tijd, tempo en plaats leren, is het zinvol een e-learning systeem ter beschikking te stellen. Voor anderen zal een mondelinge sessie door een ervaren docent een veel betere optie zijn. En als nazorg is een uitgebreide, up-to-date FAQ en handleiding helemaal geen gek idee. Lang niet iedereen zal gebruik maken van een handboek en dat zeker niet van de eerste tot de laatste bladzijde doornemen, maar indien nodig is daar precies de juiste kennis uit te halen.

Omdat niet één bepaalde weg de juiste is, is diversiteit in het aanbod de beste optie. Door het monitoren van het werkelijk gebruik van applicaties kan worden beoordeeld of het werk aantoonbaar beter wordt uitgevoerd.

De instructievideo
Omdat in een bedrijf het personeel geen tijd had om handleidingen te lezen werd gekozen voor instructievideo’s. Er werd zoveel mogelijk getracht een video (van hooguit enkele minuten) pas te tonen op het moment dat de systeemfunctie voor iemand relevant werd. Maar daarna werd wel strak gemonitord of de video inderdaad (tot het eind) werd afgekeken en er werd verwacht van ieder personeelslid dat hij/zij de instructies opvolgde. Bij wijzigingen van een systeemfunctie werd daarvan weer een nieuwe video gemaakt. Resultaat: De hoeveelheid tijd en energie die voorheen aan het maken handleidingen werd besteed, moest nog steeds worden besteed omdat het maken van een goede, korte video behoorlijk arbeidsintensief is. Maar de resultaten waren veel beter: deze instructies werden wél gezien en opgevolgd, in tegenstelling tot die in de oude handleidingen. Daarmee bleken de inspanningen de moeite meer dan waard.

2.  Wat is het werkelijke niveau van gebruikers?

Functioneel specialisten en key-users hebben vaak een fors bovengemiddeld niveau van computervaardigheden. De valkuil is dan meteen duidelijk; dit niveau wordt ook verondersteld bij de gemiddelde gebruiker. Het gevaar is dan levensgroot dat deze gebruiker afhaakt omdat de communicatie op twee teveel van elkaar verschillende kennisniveaus verloopt. Ook kan de gebruiker in zijn schulp kruipen omdat het idee ontstaat dat hij/zij de enige is met een (te) laag niveau, ofwel een aversie tegen functioneel specialisten/key-users ontstaan. Al met al situaties om te voorkomen. Van functioneel specialisten/key-users mag worden verwacht dat zij het werkelijke niveau van de gebruikers als uitgangssituatie nemen.

3.  Opleidingsomgevingen

Om kennis effectief over te brengen en gebruikers praktijkervaring op te kunnen laten doen, is een opleidingsomgeving bijzonder nuttig. Deze lijkt dan logischerwijs op de (toekomstige) productieomgeving, maar alle handelingen kunnen hier worden geoefend zonder productiegegevens te verknoeien.

Het klinkt mooi, maar er zijn toch wel een paar punten die in de gaten moeten worden gehouden. Ten eerste moet een dergelijke opleidingsomgeving up-to-date zijn, bijvoorbeeld alle tabellen met percentages, basistarieven en codes. Ten tweede is het vaak handig wat “voorbeeld” casussen te hebben, zodat niet alle schermen leeg zijn. Het moet ook eenvoudig mogelijk zijn, liefst met één druk op de knop, om de uitgangssituatie weer terug te zetten, zodat alle “rommel” van een vorige cursist is verdwenen. Laatste, soms vervelend punt is dat sommige leveranciers van standaardsoftware een opleidingsomgeving als nieuwe omgeving zien waarvoor opnieuw licentiekosten in rekening worden gebracht.

———————————————————
Bovenstaande beschrijving is een mogelijke praktijkuitwerking van een onderdeel van BiSL Next. Is het voor jouw organisatie bruikbaar dan is overname geen enkel probleem en er zijn geen kosten aan verbonden.