Heeft een gebruiker niet direct een opleiding nodig, maar heeft hij/zij wel meerdere vragen? Dan is een bijpraat(half)uurtje zeer geschikt. De gebruiker kan bij de key-user of functioneel beheerder terecht en deze verzorgt educatie op maat over datgene waar onduidelijkheid over is.
Het motto van zo’n inloopspreekuur is: “help me het zelf te kunnen”. De insteek is dus vooral de gebruiker de gewenste kennis en vaardigheden zelf te laten ontdekken. Net als bij de dokter kan een inloopspreekuur bijvoorbeeld wekelijks worden georganiseerd en lopen gebruikers zonder afspraak naar binnen.
In de praktijk blijkt wel dat in sommige organisaties een inloopspreekuur op geen enkele manier leven is in te blazen, terwijl er in andere organisaties druk gebruik van wordt gemaakt. Het moet dan ook als aanvullend op andere taken op het gebied van educatie worden gezien. Vanuit functioneel beheerders is een bijkomend voordeel dat ze op deze wijze letterlijk weer hun neus bij de gebruikers kunnen laten zien en hun toegevoegde waarde bewijzen.
De activiteiten in deze taak zijn als volgt schematisch weer te geven:
De activiteiten spreken voor zichzelf en worden daarom hier niet verder toegelicht. Inhoudelijk kunnen in elk spreekuur natuurlijk erg uiteenlopende kwesties aan de orde komen. Een inloopspreekuur is laagdrempelig en minder aan tijd gebonden dan bijvoorbeeld een opleiding die maar eens in de zoveel tijd wordt gegeven. In zijn totaliteit wordt er met elk spreekuur voor gezorgd dat de gebruikersorganisatie weer op een heel klein beetje hoger peil terecht komt.
Tussen de gebruikers gaan zitten
Een iets andere aanpak is degene waarbij functioneel beheerders elke week een of enkele dagen letterlijk tussen de eindgebruikers gaan zitten. Het effect is duidelijk; doordat de drempel heel laag is “even de functioneel beheerder aan te schieten” gebeurt dat ook veel vaker dan dat je op afstand werkt. Behalve voor de afhandeling van fouten, wensen etc. kan op dat moment ook ruimte worden gemaakt voor een stukje educatie.
Overigens is het meestal zo dat het niet verstandig is als functioneel beheerder permanent tussen de gebruikers te zitten. De afhandeling van de dagelijkse ditjes en datjes gaat dan weliswaar heel goed, het gedegen uitdenken en uitwerken van een verbetering van een bedrijfsproces is vrijwel ondoenlijk. Kortom; nabijheid en tegelijk een beetje afstand creëren tussen functioneel beheerders en de eindgebruikers is doorgaans de beste aanpak.