BiSL Next in de praktijk: Advisering

Van iedereen die werkt op functioneel gebied, van key-user tot informatiearchitect, wordt verwacht dat hij een bijdrage levert aan het verbeteren van de bedrijfsprocessen. En daarmee verbetering van de producten en diensten die een bedrijf aan de buitenwereld levert. Dat klinkt simpel, maar gebeurt in de praktijk toch weinig.

Voorbeeld: de paspoortuitgifte

Gemeenten zijn in Nederland de aangewezen partij om een nieuw paspoort te regelen. De huidige situatie is dat het ongeveer 5 werkdagen en rond de 70 Euro kost. Wat is simpeler dan te bedenken dat een snellere levertijd en lagere kosten prima verbeteringen zijn? Helaas spelen vervolgens opeens ook andere belangen een rol. Immers, versnelling kan bijvoorbeeld worden bereikt door meer automatisering en meer koppelingen tussen systemen. Maar dat kost wel personeel hun baan… En lagere kosten klinkt mooi, maar de gemeente zelf schiet er niets mee op, de winstmarge van een gemeente is en blijft 0. Wat is dus de praktijk? Je kunt functioneel de blaren op je tong praten, in werkelijkheid is de prioriteit van dit soort verbeteracties opvallend laag.

Een aloude bekende: de 8 verspillingen van LEAN

Een al lang bekende, maar nog steeds bekende aanpak is LEAN. Bij de analyse van bedrijfsprocessen en het speuren naar verbeteringen geven de 8 in LEAN benoemde verspillingen tot op de dag van vandaag houvast:

  • Verspilling 1: Wachten
  • Verspilling 2: Overbewerking
  • Verspilling 3: Voorraad
  • Verspilling 4: Transport
  • Verspilling 5: Fouten
  • Verspilling 6: Overproductie
  • Verspilling 7: Beweging
  • Verspilling 8: Talent

Omdat LEAN in eerste instantie vooral in de maakindustrie werd toegepast, moet je er soms wel een functionele mouw aanpassen. Zo leiden voorraden en tussenvoorraden (Verspilling 3) in de maakindustrie tot hogere kapitaalkosten (voorraad kost geld), je hebt kans op tussentijdse veroudering waardoor je voorraad kunt weggooien, het kost letterlijk productieruimte, etc. Digitaal ziet de wereld er toch wat anders uit. Immers: Een digitale werkvoorraad eet geen brood en de kosten voor opslag zijn niet noemenswaardig. Sterker nog, enige tussenvoorraad kan ervoor zorgen dat twee delen van een bedrijfsproces van elkaar ontkoppeld zijn. Waardoor bij het tijdelijk stokken van één deel, het andere deel gewoon door kan draaien op basis van de beschikbare voorraad.

Daarentegen is juist Verspilling 7: beweging, een echte kanshebber voor verbetering. Veel bedrijfsprocessen en IT-systemen zijn nauw met elkaar vervlochten, maar als je een heel precieze analyse doet van alle benodigde bewegingen (handelingen) om een concrete activiteit af te handelen, dan regent het vaak aan verbetermogelijkheden. Waar kunnen handelingen worden geschrapt, hoe kunnen we de volgorde optimaliseren, handelingen gecombineerd (in één scherm)… En een dergelijke analyse vergt uiteindelijk meer gezond verstand dan vakkennis, behalve dan dat betrokkenheid van de werkelijke eindgebruikers (waartoe dient elke handeling eigenlijk?) zonder meer noodzakelijk is.