In een aantal taken die hiervoor zijn uitgewerkt is vooral ingezoomd op kennisoverdracht van functioneel beheerders/key-users naar eindgebruikers. In dit onderdeel wordt ingezoomd op kennisdeling tussen eindgebruikers onderling.

Functionele rol – de aspecten

In een functionele rol, zoals je die als functioneel beheerder/key-user vervult, heb je te maken met verschillende aspecten op het gebied van kennisdeling. Deze aspecten zijn hieronder uitgewerkt.

Faciliterend

Als key-user en functioneel beheerder moet je kennisdeling tussen gebruikers faciliteren. Nu zijn er genoeg systemen voor kennisdeling, maar in de praktijk blijkt de drempel al snel hoog. Als het systeem niet eenvoudig in gebruik is, of sterk afwijkt van wat gebruikers gewend zijn, dan valt het al snel dood. Kortom, beter een eenvoudige wiki of eenvoudig ingerichte structuur op SharePoint dan een top-of-the-bill dat zo dood is als een pier.

Het operationeel functioneel beheer van een dergelijk systeem, met name de instellingen, indeling etc., is vanzelfsprekend een taak die op het bord van de functioneel beheerder/key-user ligt.

Stimulerend

Als key-user en functioneel beheerder moet je kennisdeling tussen gebruikers onderling stimuleren. Dat kan onder andere door:

1. Gebruikers op (herhaaldelijk) het bestaan te wijzen;
2. Bij functionele vragen gebruikers te wijzen op de antwoorden die in het kennissysteem zijn te vinden;
3. Zelf ook actief gebruik te maken van het kennissysteem.

Controlerend/sturend

Een kennissysteem heeft een contentmanager nodig. Doorgaans is een functioneel beheerder uitstekend in staat die taak op zich te nemen. Uitvoerende taken zoals controle op toevoegingen, verwijdering van niet meer relevante items, samenvoegen van soortgelijke items die versnippert op meer plaatsen terecht zijn gekomen, als coördinator bemiddelen tussen materiedeskundigen die het niet met elkaar eens zijn en via het kennissysteem hun meningsverschillen verder uitvechten…

Meewerkend

Zeker bij de start moet er al “genoeg te halen zijn” voor gebruikers. Met andere woorden, er moet al vanaf de start voldoende nuttige content beschikbaar zijn. Functioneel beheerders en key-users kunnen daarin een rol spelen door hun eigen kennis zoveel mogelijk meteen al aan het begin ter beschikking te stellen. Niets is zo dodelijk voor een systeem als allemaal lege pagina’s. Dat komt ook later niet meer goed…

Afsluitend

Als functioneel persoon, als functioneel beheerder/key-user, sta je wat betreft kennisdeling tussen gebruikers onderling letterlijk aan de zijlijn. Zij moeten het immers zelf doen, er zelf energie instoppen. Om er daarna echt profijt van te hebben waardoor de balans naar de positieve kant uitslaat. Dat dat nog niet zo eenvoudig is heeft de praktijk inmiddels wel bewezen. Maar als we werkelijk vinden dat veel organisaties in de afgelopen jaren kennisintensieve organisaties zijn geworden, dan is bovenstaande de moeite meer dan waard.

———————————————————
Bovenstaande beschrijving is een mogelijke praktijkuitwerking van een onderdeel van BiSL Next. Is het voor jouw organisatie bruikbaar dan is overname geen enkel probleem en er zijn geen kosten aan verbonden.