Educatie in de praktijk: 2. Uitvoeren (self)assessments

Hoe kun je nu weten of een gebruiker de juiste competenties heeft? Simpel: meten! Een oude uitspraak op dit gebied luidt niet voor niets:

Gokken is dokken
Gissen is missen
Meten is weten

En dat meten van kennis en vaardigheden begint al vroeg in het leven met het veterstrikdiploma, daarna het zwemdiploma en later, met klamme handen, het halen van het autorijbewijs. Maar zeg eens eerlijk: hoe vaak vraag je nog aan je ouders hoe het strikken van je schoenen ook alweer moet, mail je met de badjuf (ja, die met die stem als een naderende orkaan) of bel je met je autorijschool? Het geeft het succes van een dergelijke aanpak: het kost bloed, zweet en tranen om een mooi diploma te halen, maar daarna kun je de rest van je leven vooruit. Hoewel sommigen gezien hun concrete skills op de weg wellicht nog eens een rijles zouden moeten herhalen, maar dat terzijde.

Rudolf Steiner, grondlegger van het Montessori-onderwijs, gaf het al aan: “Help me het zelf te doen”

Toch zijn assessments op het gebied van gebruik van IT doorgaans niet erg populair en kunnen grote weerstand oproepen. Dat is jammer want ze kunnen juist enorm helpen om te zorgen dat al het personeel precies de juiste kennis en vaardigheden bezit.

In andere sectoren is dit heel gewoon, zeker als veiligheid in het geding is zoals in vliegtuigen, op boorplatforms of in operatiekamers. Maar ook een school zou zich moeten realiseren dat docenten voldoende vaardig moeten zijn met bijvoorbeeld de digiborden en het leerlingvolgsysteem. Weliswaar draait het in dat geval niet om mensenlevens, het is voor het juiste leerproces in het klaslokaal wel degelijk van belang.

Input, output en activiteiten

Schematisch zijn de activiteiten in deze taak als volgt:

Input

Een assessment kan door een manager worden aangevraagd. Dit zal vooral het geval zijn indien bij de manager twijfel bestaat over het kennis- en vaardighedenniveau van een medewerker. Ook kan een periodieke aanvraag, bijvoorbeeld halfjaarlijks of jaarlijks, aanleiding zijn voor het uitvoeren van een assessment. Als derde is random selectie van personeelsleden voor een assessment mogelijk. Dat laatste is vergelijkbaar met het uitvoeren van een controle bij een zelfscankassa van een supermarkt. Klanten kunnen het vaak niet waarderen als ze op basis van subjectieve vermoedens worden gecontroleerd. Maar als bijvoorbeeld random 1 op de 50 klanten wordt gecheckt is dat geen probleem. Precies zo kan per maand een aantal medewerkers worden geselecteerd voor een assessment. Tot slot kan een medewerker natuurlijk ook zelf het initiatief nemen tot het afleggen van een assessment.

1. Uitvoeren assessment

Aan de hand van de rol(len) die de medewerker in de organisatie vervuld en de taken die daarbij horen wordt aan de hand van de referentiekaarten en checklists een assessment uitgevoerd.

2. Bepalen eventuele vervolgacties

Aan de hand van de resultaten van de assessments worden waar nodig vervolgacties met de betreffende medewerker afgesproken. Deze vervolgacties kunnen concreet worden ingevuld via opleidingen, individuele aanvragen voor educatie, individuele begeleiding of anderszins.

3. Her-assessment

Ga na of het vereiste kennis- en vaardigheden niveau is behaald. Is dit niet het geval? Ga terug naar stap 2.

4. Vastleggen resultaten

Hoewel we de administratieve last zoveel mogelijk moeten beperken, is het bijhouden van resultaten een goede zaak om de progressie of onverhoopt de teruggang te kunnen meten. Op deze manier kan ook inzicht in het niveau van de gehele organisatie worden verkregen en daarop beleid en strategie worden afgestemd. Voor grotere organisaties biedt een compleet LMS (Learning Management System) wellicht een goede ondersteuning.

Output

De betreffende werknemer heeft (weer) precies de juiste kennis/vaardigheden om de hem ter beschikking staande computertechnologie te gebruiken.

Introductie assessments in de organisatie

Indien een organisatie helemaal niet gewend is aan assessments kan het plotsklaps introduceren ervan een grote schok veroorzaken en dientengevolge veel weerstand. Het is dan verstandiger assessments stapsgewijs te introduceren. Een voorbeeld van een dergelijke stapsgewijze introductie is:

  1. In eerste instantie worden, geheel vrijblijvend, self-assessments op het intranet geplaatst (zie hierna een voorbeeld);
  2. Vervolgens wordt een spelelement toegevoegd: wie doet een assessment het beste? Er worden leuke prijzen/voordeeltjes in het vooruitzicht gesteld;
  3. Voor nieuwe medewerkers zijn bepaalde assessments verplichten aanname hangt hier mede vanaf;
  4. Alle medewerkers gaan assessments afleggen. Er is verplichte deelname, er zijn geen consequenties verbonden aan het al dan niet halen van een assessment;
  5. Alle medewerkers leggen assessments af en de resultaten worden meegenomen in de beoordelingsgesprekken. In het kader van permanente ontwikkeling worden indien nodig acties afgesproken om de normen in de toekomst wel te halen.

Eventueel volgen in de laatste fase sancties op het niet uitvoeren van assessments of het niet halen van de norm.

Stimuleren self-assessments

Bij assessments kom je al snel in de sfeer van drang en dwang terecht; het is geen kwestie van “kiezen” maar van “moeten”. Het stimuleren van self-assessments vormt daar een uitzondering op: door middel van nudging kunnen gebruikers worden verleid zichzelf te scoren. Bijvoorbeeld een zinnetje bij het inloggen als “85% van ons personeel haalt de 130 aanslagen per minuut bij een typetest” of “93% van de dossiers zijn compleet en kwalitatief in orde, hoe scoor jij?” of “Hoeveel weet jij van pakket X? Doe de test en vergelijk jezelf met collega’s; scoor je ook bovengemiddeld?”

Voorbeeld self-assessment

Voor de aardigheid even een korte self-assessment doen?

  1. Typen is voor de meeste mensen een basisvaardigheid. Maar hoe snel en foutloos bent u eigenlijk? Google op het woord “typesnelheid” en doe een online test. Hopelijk schrik je niet te erg van je eigen vaardigheden.
  2. Start Excel en voer het volgende uit:
    • Zorg ervoor dat in een kolom netjes onder elkaar de maanden van het jaar terecht komen, maar je mag slechts de eerste maand zelf intypen;
    • Zorg dat in een kolom onder elkaar alle oneven getallen terecht komen van 1 tot en met 29. Doe dit evenzo voor alle oneven datums in de maand november van het huidige jaar;
    • Vul in een kolom onder elkaar 5 willekeurige getallen in. Laat het totaal en het gemiddelde van die getallen in Excel zien zonder te werken met formules.
  3. Start Word en open een document met minstens een pagina tekst. Kijk of het volgende je lukt:
    • Zonder de backspace, delete of insert-knop te gebruiken een woord vervangen door een ander woord;
    • Een woord selecteren met de muis zonder er “overheen te vegen”;
    • Een paragraaf selecteren met alleen het gebruik van een muis;
    • Het hele document selecteren met alleen het gebruik van een muis.

Gelukt? Het zijn basishandelingen die iedereen moeiteloos zou moeten kunnen uitvoeren. Het is alsof je een timmerman vraagt om te laten zien hoe je een hamer gebruikt.

Toch iets niet gelukt? Hieronder staat de uitleg van deel 2 en 3.

2a. Type “januari” in een veld:

Ga met de muis naar het vierkantje rechtsonder in het veld, klik met de linkermuisknop en trek naar beneden. Je zult dit zien ontstaan:

Rechtsonder ziet u een venster met nog meer mogelijkheden.

2b. Hier wordt net als bij 2a gewerkt met de zogeheten “vulgreep”. Alleen vul je nu eerst het getal 1 en 3 onder elkaar in. Selecteer ze beide met de muis, klik op de vulgreep en trek naar beneden. Met datums gaat dat precies zo: vul twee oneven data onder elkaar in etc.

2c. Vul de vijf getallen in en selecteer ze met de muis. Rechts onderin in Excel, in de statusbalk, ziet u het totaal en gemiddelde staan.

3a. Dubbelklik op het woord. Vervolgens typ je eenvoudigweg het nieuwe woord (gebruik geen enkele andere toets!).

3b. Dubbelklik op het woord. Hiermee selecteer je dit woord.

3c. Dubbelklik in de witruimte links naast de alinea: Hiermee selecteer je deze alinea.

3d. Driedubbelklik in de witruimte naast een willekeurig stuk test. Hiermee selecteer je de hele tekst.

(Hoeveel meer basisvaardigheden denkt u in uw dagelijks werk goed te kunnen gebruiken?)

———————————————————
Bovenstaande beschrijving is een mogelijke praktijkuitwerking van een onderdeel van BiSL Next. Is het voor jouw organisatie bruikbaar dan is overname geen enkel probleem en er zijn geen kosten aan verbonden.

Voor de duidelijkheid: De inhoud van deze pagina valt niet onder het beheer en de verantwoordelijkheid van ASL BISL Foundation, maar onder die van Tot Z Diensten. Dit bedrijf heeft al sinds 1996 als uitgangspunt “Sharing knowledge” en dit is simpelweg een concretisering daarvan.